Im folgenden soll eine kurze Beschreibung des Datenbank-Schemas (ER-Diagramm siehe Anhang) der für die Workflows selbst benötigen Daten, d.h. Daten über Aufbau und Status des Workflows, gegeben werden. Diese Daten sind von den spezifischen Anwendungsdaten, wie z.B. Informationen über Studenten, Mitarbeiter oder auch Vorlesungen zu trennen. Hiermit sind nur Daten gemeint die für die globale Steuerung des Workflows notwendig sind, d.h. um die oben beschriebenen Konzepte zu ermöglichen. Anwendungsdaten dagegen werden nicht in der globalen Workflowsteuerung, sondern in den einzelnen Schritten selbst verarbeitet.
Ein Workflow wird in der Datenbank und auch im restlichen System eindeutig durch seine Workflownummer, eine Integer-Zahl, gekennzeichnet. Jeder Schritt innerhalb eines Workflows wird eindeutig durch seine Schrittnummer, einem String aus bis zu 30 Zeichen, gekennzeichnet. Bei Schritten wurde statt Integer-Zahlen der String als Datentyp gewählt, um bei der Bezeichnung von Schritten durch die Schrittnummer die hierarchische Strukturierung der Schritte sichtbar machen zu können. Man kann beispielsweise mit einem String aus Zahlen und dem '.' diese Strukturierung im Namen wiedergeben. Der tatsächlich verwendete Wert für Schrittnummer hat aber für das Workflow-System keine Bedeutung, sondern soll nur dem Benutzer den Umgang erleichtern. Einzige Ausnahme ist der Name des Übersichts-Schrittes, er heißt im System derzeit immer ``top''.
Es folgt nun jeweils eine kurze Beschreibung der wichtigsten Datenbankrelationen: