In diesem FoPra soll ein Workflow-System implementiert werden, mit dessen Hilfe Vorlesungen, Praktika und andere Lehrveranstaltungen, sowie FoPras und Diplomarbeiten vorbereitet, unterstützt und verwaltet werden können.
Bisher war das für die Planung und Durchführung solcher Lehrveranstaltungen notwendige Organisationswissen zum Teil in Dokumenten niedergeschrieben. Solche Textdokumente existieren beispielsweise für die Durchführung von Diplomarbeiten. Für andere Veranstaltungen existieren solche Dokumente nicht. Nur der Mitarbeiter, der diese Veranstaltung schon einmal betreut hat, verfügt über das notwendige Organisationswissen. Ändert sich die Zuständigkeit innerhalb des Lehrstuhls oder verlässt ein Mitarbeiter den Lehrstuhl muss im schlimmsten Fall das Wissen komplett neu erarbeitet werden. Mit dem FoPra soll deshalb eine Möglichkeit geschaffen werden, das Organisationswissen an einer zentralen Stelle und in einer einheitlichen Form zu speichern und den zukünftig zuständigen Mitarbeitern in einer möglichst einfachen Weise zugänglich zu machen.
Da bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen bestimmte Reihenfolgen und Abläufe zu berücksichtigen sind, bietet es sich an das Organisationswissen in Form von Workflows zu speichern und darzustellen. Dazu werden die bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung notwendigen Tätigkeiten in Workflow-Schritte gegliedert. Dem zuständigen Mitarbeiter wird über die Workflow-Anwendung immer der gerade aktuelle Workflow-Schritt präsentiert. Auf eventuell überfällige Schritte soll hingewiesen werden. Schritte, die von anderen nicht abgeschlossenen Schritten abhängen, sollen nicht oder nur eingeschränkt bearbeitet werden können.
Eine große Belastung für die Mitarbeiter stellen die im Zusammenhang mit einer Lehrveranstaltung notwendigen Verwaltungsarbeiten dar. So müssen beispielsweise bei der Anmeldung zu einer Vorlesung, bei der Einteilung von Übungsgruppen oder bei der Anmeldung zu einer Klausur Studentenlisten bearbeitet werden. Gerade in Hinblick auf die steigenden Studierendenzahlen ist es sinnvoll hier geeignete Hilfsmittel einzusetzen. In diesem FoPra soll deswegen zunächst eine Datenbank geschaffen werden, in der solche Daten gespeichert werden können. Die Daten sollen dann möglichst früh und möglichst durch den Verursacher der Daten in die Datenbank gelangen. Beispielsweise sollen Studenten, wenn sie an einer Veranstaltung teilnehmen wollen, ihre Daten (Name, Matrikelnummer, Haupt-, Nebenfach usw.) direkt in einen öffentlichen Bereich der Datenbank eintragen können. Die Steuerung und Kontrolle solcher Anmeldeprozeduren soll durch die Workflow-Anwendung geschehen.
Darüber hinaus soll es möglich sein, über die Workflow-Anwendung selbst Daten einzugeben und zu manipulieren. Beispielsweise könnten die studentischen Hilfskräfte für eine Vorlesung über die Workflow-Anwendung erfasst werden. Neben der reinen Präsentation des Organisationswissens soll die Workflow-Anwendung also auch verschiedene Aktionen unterstützen wie den Zugriff auf die Datenbank oder den Aufruf eines externen Programms. Dabei soll eine Anpassung bereits vorhandener Aktionen und die Integration neuer Aktionen in einen Workflow möglichst einfach sein. Bereits vorhandene Aktionen sollen in neuen Workflows wieder eingesetzt werden können. Die Wiederverwendbarkeit und Anpassbarkeit soll die Erzeugung neuer Workflows möglichst einfach gestalten. Die Erstellung und Anpassung eines Workflows soll durch ein Tool unterstützt werden. Dabei kann das Tool von der Benutzerschnittstelle her einfach gehalten sein. Die notwendigen Informationen für einen Workflow könnten beispielsweise in einer Textdatei übergeben werden.
Neben den Verwaltungsdaten, werden auch die Workflows selbst in der Datenbank abgelegt. Als Benutzerschnittstelle für das Workflow-System soll ein WWW-Browser dienen. Dazu ist eine dynamische HTML-Seiten-Generierung notwendig, wobei der aktuelle Workflow-Status, ergänzende Workflow-Informationen und eventuell darzustellende Verwaltungsdaten aus der Datenbank ausgelesen werden müssen. Im Browser vorgenommene Datenänderungen, sowie Änderungen des Workflowstatus müssen in die Datenbank zurückgeschrieben werden. In einem parallel stattfindenden FoPra wird evaluiert, welche Skriptsprache und welches relationale Datenbanksystem sich am besten dafür eignet. Unabhängig von diesen Ergebnissen wurde hier für die dynamische Erzeugung der HTML-Seiten PHP 4 verwendet. Ansonsten wurde die Implementierung so vorgenommen, dass eine möglichst große Unabhängigkeit vom zugrundeliegenden Datenbank-Management-System besteht. Direkt unterstützt werden Interbase 6, PostgreSQL 7.0 und MySQL 3.23. Eingerichtet wurde das Workflow-System am Lehrstuhl letztlich auf dem DBMS PostgreSQL 7.0.
Für das Workflow-System müssen verschiedene Benutzergruppen unterstützt werden, die sich hinsichtlich der Zugriffsrechte auf die Datenbank unterscheiden. Ein Student, der sich zu einer Vorlesung anmeldet, wird beispielsweise nur sehr eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten und nur auf einen öffentlichen Bereich der Datenbank haben. Die in diesem Zusammenhang auftretenden Fragen hinsichtlich der Authentifizierung sollen in dem schon erwähnten parallelen Evaluierungs-FoPra untersucht werden.